Prestations et services

La lettre de mission

Article 1 : Mission de la coopérative

La coopérative apportera tout le soin nécessaire à la gestion administrative du navire.
Elle pourra intervenir suivant le cas, soit dans le cadre d’un mandat général, soit à la demande expresse de l’armateur.
Dans le cadre d’un mandat général, et sans intervention expresse de l’armateur, elle interviendra dans les domaines suivants :

COMPTABILITE ET SAISIE :

  • Tenue de la comptabilité suivant les normes en vigueur ;
  • Gestion de trésorerie, banque ;
  • Etat des fournisseurs et des clients ;
  • Justificatif des comptes.

GESTION DU PERSONNEL :

  • Mise à jour des ventes et de mise en paiement des salaires.
  • Assistance sur l’ensemble des dossiers conflictuels.
  • Dossier AGEFOS FONGECIF prise en charge des formations des marins
  • Gestion des mutuelles
  • Réalisation des contrats d’engagement des matelots
  • Décompte des exportations
  • Assistance administrative pour les ruptures des contrats d’engagement ;
  • Déclaration annuelle des salaires et taches connexes ;
  • Dossier DIRRECTE pour la gestion des arrêts techniques ;
  • Gestion des arrêts sur salaires (pension alimentaire + factures autres) ;
  • Gestion des arrêts de travail ;
  • Prélèvement à la source du personnel en mer.

DOSSIER ASSURANCE :

  • Dossier avarie avec assurances ;
  • Rédaction du rapport de mer si nécessaire.

INFORMATION DIVERS :

  • Information de l’armateur sur l’évolution de la réglementation (investissements, législation juridique, sociale ou fiscale…), à l’exclusion de la réglementation des pêches..
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ETATS COMPTABLES ET FISCAUX :

  • Fourniture annuelle de documents comptables, transmission à l’expert-comptable des éléments nécessaires à l’accomplissement de sa mission ;
  • Tenue des registres obligatoires (Journal Général, Livre d’Inventaire, bilan, compte de résultat) ;
  • Tenue des archivages (5 ans maximum) ;
  • Plaquette de fin d’année.

A la demande expresse de l’armateur, elle pourra intervenir dans les domaines suivants :

  • Constitution des dossiers de demandes de subventions, de demandes de PME, FFP et plus généralement auprès des pouvoirs publics ;
  • Constitution des dossiers à présenter auprès des organismes bancaires et de crédit ;
  • Recherche de navire d’occasion ;
  • Secrétariat et assistance dans les dossiers contentieux pouvant opposer l’armement aux fournisseurs, à l’équipage, aux organismes bancaires, à l’administration ;
  • Formalités administratives de gestion du personnel à terre ;
  • Tenue de la trésorerie.

La coopérative n’aura pas de délégation de signature sur les comptes bancaires de l’armement.
Monsieur ou Madame aura la responsabilité de gestion :

  • Du compte Bancaire ;
  • Des échéances : charges sociales ;
  • Des factures fournisseurs ;
  • Des règlements des salaires.

Plus généralement, la coopérative se tiendra à la disposition de l’armateur pour mener toute mission ayant le caractère de prestation administrative. Pour le cas où de telles interventions sortiraient nettement du cadre habituel d’intervention de la coopérative, elles pourront donner lieu à la conclusion d’une lettre de mission spécifique et faire l’objet d’une facturation séparée.

Article 2 : Information de l’armateur

La coopérative tient l’armateur informé des conditions dans lesquelles elle exécute son mandat et de tous événements susceptibles d’affecter ou de modifier les conditions d’exploitation du navire.
En cas d’impossibilité occasionnelle de la coopérative de remplir tout ou partie des obligations ou devoirs tels que définis dans la présente convention, la coopérative avise sans retard l’armateur de cette situation.

Article 3 : Obligations de l’armateur

L’armateur s’engage à fournir à la coopérative les éléments nécessaires à l’accomplissement de sa mission.
Il veillera tout particulièrement, notamment en matière fiscale, à fournir les divers documents et imprimés avec un délai suffisant pour que la coopérative puisse accomplir les démarches dans les meilleures conditions.
Pour une meilleure collaboration, l’armateur doit fournir les documents suivant un calendrier mensuel (armateur avec partage salaire matelot) ou bimensuel (armateur sans partage).
Suite à la mise en place du prélèvement à la source, les partages devront se faire impérativement tous les mois.

Article 4 : Rémunération de la mission

Article 5 : Parts sociales

Pour adhérer à la coopérative, l’armateur s’engage à souscrire et à détenir 50 actions à 15.24 euros l’unité qui devront être régler courant la première année et à partir de la signature de la lettre de mission.

Article 6 : Conditions financières

Nos honoraires sont déterminés en application du barème de tarification.
A ces honoraires s’ajouteront les taxes fiscales (la TVA au taux en vigueur au moment de la prestation et autres taxes diverses).

Pour ces prestations, nos honoraires sont facturés mensuellement :
Ils sont payables au 15 du mois par prélèvement automatique.
Ils sont révisables annuellement.

Tout dépassement d’honoraires fera l’objet d’un accord complémentaire et une facturation séparée.
Une révision annuelle de tarification est prévue chaque fin année suivant le barème de l’inflation du coût de la vie (indication INSEE – IPCH).
La nouvelle facturation commencera au 1er janvier de chaque année civile.

Article 7 : Confidentialité

La coopérative s’engage à respecter la confidentialité des informations qui auront pu lui être communiquées.

L’armateur autorise la coopérative à exploiter de façon anonyme ses données d’exploitation et de capture à des fins statistiques. Il autorise par ailleurs la coopérative à communiquer ces données au Service de la Statistique et de la Prospective du Ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation (enquête économique annuelle sur le secteur de la pêche).

Article 8 : Durée de la mission

Notre mission prendra effet à la date de signature de la présente Lettre de Mission. Elle portera sur les comptes de l’exercice comptable commençant le et se terminant le .

Cette Lettre de Mission restera en vigueur pour les exercices suivants, sauf en cas de résiliation, de modification ou de suspension de notre mission selon les modalités prévues.

Son mandat se renouvellera ensuite par tacite reconduction, sauf dénonciation avec un préavis de 3 mois.

Article 9 : Résiliation de la mission

La mission prendra fin à l’initiative de la coopérative pour les raisons suivantes :

  • Absence de communication (mail, téléphone, lettre) ;
  • Retard de paiement de plus d’1 an ;
  • Absence de documents comptables et fiscaux remis dans un délai raisonnable ;
  • Incohérence des documents fournis.
Les prestations et services de la coopérative gestion pèche Normandie